8 причин чому варто оцифровувати свої документи

Блог111

8 причин чому варто оцифровувати свої документи

Сканування документів (цифрування докуменації) – це процес захоплення цифрових зображень паперових документів. Зображення фізичних документів потім перетворюються в цифровий формат за допомогою програмного забезпечення для перетворення OCR. OCR, або оптичне розпізнавання символів, сканує зображення документів і перетворює їх на текстові документи. Це інтелектуальне перетворення дозволяє здійснювати пошук документів за релевантними ключовими словами. Робиться це за допомогою спеціальних пристроїв – сканери.

Які документи можна відцифрувати

Власники малого бізнесу як правило працюють з обмеженим бюджетом, тому їм дуже важливо скоротити зайві витрати. Пошук у величезному обсязі паперових документів може призвести до втрати продуктивності, а також потребуватиме додаткового місця для безпечного архівування, що тягне за собою регулярні витрати, які постійно накопичуються.

Сканування документів може допомогти малому бізнесу уникнути цих проблем і, у свою чергу, заощадити гроші в довгостроковій перспективі. В цифровий формат можна перетворити:

  • офіційні листування;
  • фінансові папери;
  • договірні угоди;
  • медичні записи;
  • креслення;
  • кадрові файли;
  • рахунки та накладні;
  • оглядові карти;
  • інші великі документи.

Окрім економії місця, перетворення документів у цифрові формати робить ваші документи більш безпечними, оскільки ви можете зберігати їх як файли лише для читання, вирішувати, хто має доступ до кожного файлу, і шифрувати дані.

Які переваги сканованих документів?

Є багато переваг оцифрування ваших документів. Ось деякі з переваг:

  1. Легко ділитися документами з колегами. Поділитися сканованими документами в цифровому вигляді швидше, ніж надсилати паперові документи поштою, факсом або вручну. Оцифровка також спрощує процес обміну документами, що підвищує ефективність і продуктивність всіх бізнес процесів. Оцифрування дозволяє багатьом людям і декільком відділам одночасно отримувати доступ до одного документа, тим самим підвищуючи ефективність їхньої співпраці.
  2. Безпечне зберігання інформації. Відскановані документи дозволяють безпечно зберігати записи в цифровому вигляді. Цифрові файли можна безпечно зберігати або створювати резервні копії на віддалених серверах, які мають протоколи високого рівня безпеки. Крім того, на відміну від паперових документів, практично немає ризику втрати чи неправильного розміщення цифрових документів, і ви можете архівувати цифрові документи та керувати ними структурованим способом.
  3. Економія коштів і часу. Ви можете отримати доступ до всіх відсканованих документів і використовувати їх лише кількома кліками мишкою, тобто вам більше не потрібно шукати в купах паперових файлів або мати склад, призначений для зберігання паперів.
  4. Поліпшення обслуговування клієнтів. Оцифровані документи можна індексувати за допомогою різних метаданих, що полегшує та пришвидшує пошук інформації та надання її клієнтам для вас і ваших співробітників.
  5. Мінімізуйте простір для зберігання. Вам більше не потрібно утримувати окреме офісне приміщення для зберігання документів. Витрати, пов'язані зі зберіганням паперових файлів, можуть бути усунені.
  6. Відповідати чинним законодвчим нормам. Деякі галузі мають законодавчі норми відповідності, які вимагають зберігати певні документи в цифровому форматі. За допомогою сканування ви можете досягти цього легко і швидко.
  7. Зменшити відходи паперу. Оскільки документи скануються на цифрові носії, паперові відходи суттєво мінімізуються, тим самим перешкоджаючи вирубці лісів і економлячи гроші. Ви також заощаджуєте гроші, які були б витрачені на папір для друку та шредери для належної утилізації паперу.
  8. Зробити файли доступними. Усі відскановані файли можна завантажити в хмару і поділитися ними з іншими співробітниками чи партнерами. Це означає, що будь-хто з потрібними обліковими даними може отримати до них доступ із локального або віддаленого комп'ютера, а будь-яку інформацію можна миттєво знайти в редагованих файлах.

Після того, як усі ваші паперові документи буде відскановано та доступно для редагування, паперові версії можна знищити, за винятком документів, необхідних для дотримання вимог законодавства та інших юридичних цілей.


Залиште відгук!

Ваш відгук опублікують після перевірки!

Ви можете увійти під своїм логіном або зареєструватися на сайті.

(обов'язково)